Mentre il mercato del lavoro è sempre più orientato verso mansioni che possono essere gestiti da remoto e ruoli che hanno a che fare con il mondo digitale e dell’online c’è una professione, per così dire tradizionale, che continua a conservare la propria importanza e il proprio valore ed è quella di segretaria di studio legale. La sua è una funzione molto più prestigiosa e necessaria di quel che si potrebbe immaginare a una prima impressione e che nel corso del tempo ha investito altre e più impegnativi ambiti di lavoro. Si tratta, infatti, di una presenza da cui non si può prescindere nel contesto di un’organizzazione importante come quella di uno studio legale professionale. Non a caso il mercato del lavoro richiede in maniera costante nuove segretarie, con una formazione come quella impartita da corsi di formazione di segretariato legale come quello esposto a questo link, con un programma di specializzazione completamente diverso rispetto al passato e fondato sul costante aggiornamento.

Di che cosa si occupa la segretaria di uno studio legale

Quali sono le mansioni a cui si dedica la segretaria di uno studio legale? Si tratta in primo luogo di compiti di coordinamento, che hanno a che fare con la gestione delle molteplici attività trasversali che si svolgono all’interno dello studio. L’ambito non è solo quello contabile ma è anche quello digitale e quello amministrativo/legale, con tutte le responsabilità che ne possono scaturire. Che si tratti di uno studio legale di grandi dimensioni o di una realtà più piccola, il ruolo della segretaria si rivela in ogni caso indispensabile per il costante intrecciarsi di aspetti di carattere amministrativo, gestionale e giuridico. Il meccanismo che governa l’attività di uno studio legale è un meccanismo pressoché perfetto, in cui tutti gli ingranaggi devono essere ben oliati affinché le varie attività possano essere compiute e svolte con facilità e di cui è opportuno tenere traccia. In generale, dal punto di vista amministrativo la segretaria in uno studio legale si occupa:

• delle interazioni con i clienti;
• della loro accoglienza;
• della gestione dei rapporti con l’avvocato che cura la loro pratica.

Nell’ambito strettamente legale i compiti di segretariato sono particolarmente delicati e puntuali quali:

• tenere l’agenda delle udienze;
• aggiornare il calendario degli incontri;
• tenere il calendario delle scadenze ed essere in grado di presentare depositi e documenti in Tribunale, che riguardano i diversi procedimenti a carico dello studio legale.

Come diventare segretaria di uno studio legale e quali doti sono richieste alla segretaria di uno studio legale

Per poter svolgere bene le mansioni richieste dal ruolo di segretariato legale serve sapere:

• gestire il pacchetto Office;
• coordinare le attività dello studio;
• gestire la pec e la posta ordinaria e digitale.

• emanare una fattura con il corretto calcolo IVA;
• gestire l’archivio delle pratiche legali dello studio.

Inoltre, pazienza e competenza, ma anche flessibilità e disponibilità sono solo alcune delle doti di cui deve essere in possesso la segretaria o il segretario di uno studio legale, che dovrebbe essere in grado di padroneggiare ogni situazione in cui è coinvolta in modo diligente e con un approccio serio, cercando di agire in maniera rapida e, ovviamente, nel rispetto delle tempistiche concordate. Ma a volte può capitare che non tutto vada per il verso giusto e in questo caso è necessaria bravura per gestire gli imprevisti, gli inconvenienti e perfino i reclami. Si tratta di acquisire molte di quelle che oggi vengono definite soft skills, e che al di là delle competenze tecniche più specifiche si rivelano indispensabili per una gestione puntuale delle varie fasi operative.

La formazione nelle mansioni del ruolo di segretariato legale

Come si sarà capito, quella della segretaria di uno studio legale è una professione che non può certo essere sottovalutata o considerata di secondo piano, perché coinvolge una vasta gamma di doti e di competenze relazionali e giuridiche di rilievo quasi quanto quelle di un giovane che abbia frequentato un corso di studi di giurisprudenza. Tra le capacità di cui deve essere in possesso chi vuol ricoprire il ruolo di segretariato legale ci sono la capacità di capire i datori di lavoro e di ascoltare i clienti. Servono, quindi, delle doti di comunicazione e capacità di ascolto, importanti tanto quelle di carattere gestionale e legale, ed è fondamentale adottare un atteggiamento positivo verso le nuove sfide che ogni giorno si possono presentare. L’aspetto comunicativo merita di essere curato con una particolare attenzione, perché è fondamentale fornire spiegazioni chiare e complete anche quando si tratta di spiegare tecnicismi legali/giuridici. È ovvio che la segretaria non sostituisce mai l’avvocato o gli avvocati del studio legale presso cui presta servizio e a cui spettano tutte le delucidazioni del caso, ma in generale per qualunque interazione è opportuno mostrarsi attenti, avere proprietà di linguaggio e farsi nello stesso tempo capire.

Le competenze informatiche proprie di una segretaria di uno studio legale

Le competenze informatiche devono far parte, a loro volta, del bagaglio di conoscenze e di abilità di chi ambisce a ricoprire le mansioni di segretariato all’interno di uno studio legale. Che si tratti di mandare mail, pec, gestire la firma elettronica, di compilare un foglio Excel, di creare una newsletter o magari di aggiornare la pagina Facebook dello studio, non bisogna mai dimenticare che ogni dettaglio comunica il livello di professionalità e di attendibilità dello studio legale, caratteristiche fondamentali quando si parla di uno studio professionale di questo genere. Tutti gli aspetti relativi ai tempi e agli spazi dell’organizzazione personale devono essere gestiti con una particolare cura e lo stesso dicasi per la risoluzione delle eventuali problematiche con cui si ha inevitabilmente a che fare con il passare del tempo. Inoltre, anche se può non sembrare tale, quello della segretaria di uno studio legale è più di molti altri un lavoro di squadra. Il buon operato di una segretaria si riflette sul lavoro e sulle performance di tutti gli altri professionisti che operano all’interno dello studio. Quindi, capacità di lavorare in gruppo e di problem solving sono altre due peculiarità che è bene saper sviluppare e che sono pressoché sempre richieste da chi cerca una figura professionale questo tipo per la gestione del proprio studio legale.